Pembahasan (2.7-2.8)

2.7 Keterkaitan peran sekretaris sebagai humas atau public relation

Public relation atau dalam bahasa Indonesia masyarakat sering menyebut hubungan masyarakat, yaitu merupakan suatu proses komunikasi dua arah yang sering terjadi pada suatu lembaga organisasi, baik komunikasi internal maupun eksternal dari organisasi tersebut. Public relation yang baik mutlak dimiliki semua anggota masyarakat pada umumnya dan terutama masyarakat organisasi pada khususnya guna kelancaran hubungan kerja yang baik pada organisasi tersebut. Karena hubungan kerja yang baik akan bisa dicapai jika masing-masing pihak di dalam organisasi tersebut memiliki pengertian satu sama lain

Seorang sekretaris dalam kedudukannya sebagai orang terdekat dengan pimpinan puncak sering bertindak sebagai public relation officer, baik yang bersifat internal maupun ekstrenal. Hal ini berkaitan dengan tanggung jawabnya untuk menjaga citra perusahaan.



Selain itu, sekretaris mempunyai peran yang strategis sebagai salah satu sumber informasi bagi para pengambil keputusan. Dalam menghadapi situasi persaingan yang semakin ketat saat ini, kemapanan citra perusahaan perlu terus-menerus dipertahankan, salah satunya melalui kemantapan dan ketepatan cara kerja seorang sekretaris dalam mengamankan perusahaan. (http://sulyla.blogspot.com/2008/02/sekretaris-sebagai-public-relations.html)

Dalam hal ini, selain pemahaman terhadap kebijakan perusahaan, kehandalan untuk menerapkannya secara praktis dan taktis, seorang sekretaris perlu pula mengoptimalkan kemampuannya untuk melakukan komunikasi secara profesional dan strategis. Oleh karena itu, dapat disimpulkan bahwa sebaiknya sekretaris melengkapi diri dengan berbagai pengetahuan dan ketrampilan di luar tugas-tugas keserketarisan, yaitu:

1) Keterampilan berkomunikasi

2) Kemampuan mencari, menginterprestasikan dan memanfaatkan informasi

3) Mampu berpikir, mengidentifikasi masalah dan mencari solusinya

4) Mampu bekerja sama dalam kelompok

5) Memiliki human relation

6) Mempunyai komitmen pada tugas

7) Senantiasa bersemangat mengembangkan diri

(http://sulyla.blogspot.com/2008/02/sekretaris-sebagai-public-relations.html)

Terdapat beberapa hal lainnya yang menyebabkan seorang sekretaris sangat layak untuk berfungsi sebagai public relation officer. Pertama, adalah kesempatan untuk berhubungan secara cepat dan langsung dengan pimpinan tanpa melalui orang lain. Kedua, dengan kedudukannya yang demikian, akan memungkinkan seorang sekretaris dapat mengikuti rapat-rapat staf inti. Ketiga, dengan akses terhadap personal maupun informasi yang dimilikinya, sekretaris dapat mengetahui latar belakang dari suatu kebijaksanaan dan keputusan yang diambil.

Dengan ketiga aspek yang dimiliki tersebut seorang sekretaris akan mendapat informasi langsung dari tangan pertama tentang informasi yang langsung disebarkan dan informasi yang harus disimpan. Sekretaris akan mengetahui tindak lanjut dari keputusan yang telah diambil dan dapat memantau perkembangannya.

Dalam perannya sebagai public relation officer, sekretaris hendaknya tidak hanya bersikap reaktif, tetapi harus menjadi sumber informasi. Perannya berkaitan juga dalam pemberian sumbang saran untuk mengevaluasi umpan balik masyarakat terhadap kebujaksanaan perusahaan.

Agar tugas-tugas sekretaris sebagai public relation dapat berjalan dengan baik, seorang sekretaris harus membangun hubungan baik dengan pihak internal maupun eksternal. Hubungan yang baik ini akan membentuk suatu jaringan kerja (network). (http://one.indoskripsi.com/judul-skripsi-tugas-makalah/komunikasi-bisnis/pengetahuan-public-relations-dalam-mendukung-peran-sekretaris-di-perusahaan)

Jaringan kerja internal yang dibangun misalnya dengan resepsionis, keuangan, personalia, direksi/manajer lain, dan sekretaris lain. Jaringan kerja internal ini sangat penting dalam kegiatan sekretaris yang berkaitan dengan public relation internal. Misalnya seorang sekretaris direktur utama harus menyampaikan keputusan pimpinannya kepada segenap anggota organisasi. Dia harus berhubungan dengan bagian personalia, manajer lain. Walaupun misalnya mekanisme formal dalam organisasi sudah ada, tetapi hubungan personal yang baik akan memperlancar tugas tersebut.

Hubungan eksternal yang baik akan sangat mendukung tugas sekretaris yang berkaitan dengan aktivitas public relation. Pembinaan hubungan yang baik dengan pihak luas misalnya klien, kalangan pemerintah dan masyarakat luas akan banyak membantu kegiatan public relation.

2.8 Aktivitas public relation dapat memelihara dan membangun citra perusahaan

Seorang sekretaris dengan kedudukannya sebagai orang terdekat dengan pimpinan puncak sering bertindak sebagai public relation officer, baik yang bersifat internal maupun eksternal. Hal ini berkaitan dengan tanggung jawabnya untuk menjaga citra perusahaan. Karena itu seorang sekretaris wajib dibekali pengetahuan mengenai public relation, agar dapat memahami masalah-masalah public relation secara mendalam dan memberi kontribusi dalam batas-batas kewenangannya. (http://one.indoskripsi.com/judul-skripsi-tugas-makalah/komunikasi-bisnis/pengetahuan-public-relations-dalam-mendukung-peran-sekretaris-di-perusahaan)

Mengatasi suatu masalah yang secara bersama dianggap merugikan, merupakan salah satu aktivitas pubic relations memelihara atau membentuk citra perusahaan. Aktivitas ini dilakukan perusahaan bekerjasama dengan lembaga lain yang bertujuan untuk mengatasi masalah yang dirasakan merugikan masyarakat luas.

Dengan aktivitas ini, perusahaan akan menunjukkan pada masyarakat bahwa mereka juga memperhatikan masalah-masalah tersebut. Di Indonesia banyak sekali lembaga-lembaga nirlaba yang dapat diajak bekerja sama dalam proyek ini.

Aktivitas public relation harus selaras dengan tujuan perusahaan, terutama mengenai hal-hal yang ingin dicapai oleh manajemen dalam aktivitasnya. Sehingga, dapat diimpulkan bahwa terdapat beberapa hal-hal yang dapat dilakukan public relation dalam mendukung tujuan perusahaan, yaitu:

1) Mempromosikan barang atau jasa.

2) Mendeteksi isu dan peluang yang berpengaruh pada perusahaan.

3) Menetapkan bentuk organisasi dalam berhubungan dengan publik.

4) Meningkatkan nama baik terhadap seluruh karyawan.

5) Mencegah dan menyelesaikan masalah ketenagakerjaan.

6) Meningkatkan nama baik pemegang saham.

7) Menghindari kesalahpahaman atau kecurigaan publik terhadap perusahaan.

8) Menginvestigasi perilaku kelompok-kelompok yang mempengaruhi organisasi.

9) Memformulasikan kebijakan-kebijakan dan cara penerapannya.

10) Memperhatikan perubahan-perubahan yang berhubungan dengan public relation. (http://sulyla.blogspot.com/2008/02/sekretaris-sebagai-public-relations.html)

Pelaksanaa aktivitas public relation berbeda-beda pada perusahaan, karena dberkaitan dengan kebijaksanaan perusahaan yang ingin dicapai dalam aktivitasnya tersebut. (http://one.indoskripsi.com/judul-skripsi-tugas-makalah/komunikasi-bisnis/pengetahuan-public-relations-dalam-mendukung-peran-sekretaris-di-perusahaan)

Pada prinsipnya aktivitas public relation untuk meningkatkan citra perusahaan, tetapi juga harus dipertimbangkan tujuan-tujuan khusus yang disesuaikan dengan tujuan perusahaan. Berikut ini beberapa tujuan perusahaan yang membutuhkan dukungan dari aktivitas public relation berkaitan dengna citra perusahaan.

1) Untuk mengubah citra perusahaan.

2) Untuk mendukung usaha-usaha pemasaran dan promosi perusahaan.

3) Untuk mengimbangi publikasi yang merugikan perusahaan dan mengembalikan kepercayaan konsumen.

4) Untuk membuat pemerintah dan lembaga legislatif memperhatikan aktivitas perusahaan.

5) Menunjukkkan semangat untuk memberikan terbaik kepada masyarakat dengan menarik produk yang dianggap gagal atau rusak, yang dapat merugikan.

6) Untuk menjelaskan kebingungan konsumen dengan masuknya produk palsu atau produk imitasi.
Peran sekretaris sebagai salah satu figur public relation officer mempunyai peran penting, karena kedudukan sebagai kepanjangan tangan direksi atau manajemen. Kedudukan strategis tersebut menjadikan seorang sekretaris harus mengemban tanggung jawab yang lebih ditekankan untuk fungsi sebagai penjaga citra perusahaan dan menghadapi situasi krisis. Sekretaris harus menjalankan fungsi public relation dengan baik, terutama dalam situasi krisis. Situasi krisis datang secara mendadak dan perlu penanganan segera, sehingga seorang sekretaris yang dekat dengan pengambil keputusan mempunyai peran yang cukup penting untuk meyelamatkan citra perusahaan. Karena situasi krisis sering diartikan sebagai saat yang dapat mempengaruhi hidup matinya perusahaan.


(Writer : kartika ayu lestari, State University oF Malang FE Faculty, S1. Pend. admin perkantoran)