Pembahasan (2.1-2.2)

2. PEMBAHASAN

2.1 Pengertian Sekretaris

Kata sekretaris berasal dari bahasa Latin, secretum yang artinya rahasia dan orang yang memegang rahasia tersebut dinamakan secretarium atau secretarius. Dalam bahasa prancis disebut scretaire. Dalam bahasa Belanda secretaries, dan dalam bahasa inggris disebut secretary yang berasal dari kata secret, artinya rahasia. Sesuai dengan arti kata-kata tersebut, maka seorang sekretaris harus dapat menyimpan rahasia.




(http://nurul.ranahdamai.org/)

Terdapat beberapa pendapat tentang pengertian sekretaris, yaitu: H.W. Fowler dan F.G. Fowler dalam Bratawidjaya, (1992:1-2) menyatakan bahwa sekretaris merupakan: (1) Orang yang bekerja pada orang lain untuk membantu dalam korespondensi, pekerajaan tulis-menulis, mendapatkan infomasi dan masalah-masalah rahasia lainnya; (2) Pegawai yang ditunjuk masyarakat atau perusahaan atau perserikatan untuk melakukan korespondensi, memelihara warkat-warkat, terutama yang berurusan dengan perusahaannya; (3) Menteri yang mengepalai Kantor Pemerintahan Amerika Serikat dan Vatikan.

Sedangkan menurut Louis C. Nasay dan William Selden dalam Bratawidjaya, (1992:2) menyatakan bahwa sekretaris ialah seorang pegawai kantor yang memiliki kedudukan lebih bertanggung jawab daripada seorang stenographer dan tugas-tugasnya biasanya penyalinan dekte; berurusan dengan masyarakat untuk menjawab telepon; mengundang untuk pertemuan; membuat perjanjian; memelihara atau mengarsipkan warkat-warkat, surat-surat dan lain-lain. Sekretaris sering bertindak sebagai seorang pembantu administrator atau sebagai pemimpin muda.

Pernyataan serupa juga disampaikan C.L. Barnhart dalam Sutarto, (1992:5) bahwa sekretaris merupakan: (1) Seseorang yang melakukan korespondensi, memelihara warkat, dan lain-lain untuk perorangan atau oganisasi; (2) Seorang kepala pejabat pemerintah yang mengawasi dan memimpin suatu departemen pemerintahan tertentu: Menteri Luar Negeri; (3) Sebuah perabotan untuk dipakai sebagai meja tulis; (4) Sebuah meja dan rak buku.

M. Braum dan Ramon dari Portugal dalam Sutarto, (1992:6) menyatakan bahwa sekretaris ialah seorang pembantu dari seorang kepala yang menerima pendiktean, menyiapkan korespondensi, menerima tamu, memeriksa atau mengingatkan kepalanya mengenai kewajibannya yang resmi atau perjanjiannya, dan melakukan banyak kewajiban lainnya yang berhubungan guna meningkatkan efektivitas kepala.

Dari uraian mengenai sekretaris di atas, maka secara umum sekretaris adalah seorang karyawan baik pria maupun wanita, yang diangkat oleh pimpinannya sebagai pembantu utnuk mengerjakan tugas-tugas kantor atau perusahaan, karena dianggap dapat dipercaya dalam mengerjakan tugas-tugas pimpinan dan dapat memegang rahasia.

2.2 Jenis-Jenis Sekretaris

Di dalam dunia kesekretarisan terdapat berbagai macam jenis sekretaris. Apabila ditinjau dari ruang lingkup dan tanggung jawabnya, menurut Bratawidjaja, (1992:3) macam-macam sekretaris dapat dibedakan menjadi dua macam, yaitu

1) Sekretaris eksekutif

Sekretaris eksekutif adalah sekretaris yang berfungsi sebagai manajer kerena secara langsung atau nyata menjalankan fungsi manajer eksekutif yang memiliki bawahan. Sekretaris eksekutif ini pada umnya merupakan sekretaris untuk satu oraganisasi, contohnya: sekretaris dewan, sekretaris jenderal, sekretaris wilayah, sekretaris inspektorat jenderal, sekretaris yayasan, dan lain-lain.

2) Sekretaris pribadi

Sekretaris pribadi adalah seorang yang mengerjakan kegiatan perkantoran untuk membantu seseorang tertentu dan bersifat pribadi. Sekretaris dalam pengertian ini bukan pegawai atau staf dari suatu organisasi atau perusahaan, tetapi diangkat dan digaji perorangan. Seorang sekretaris pribadi harus selalu berusaha untuk mengenal sifat-sifat dan pribadi pimpinannya sendiri, baik itu adat kebiasaan, kegemaran atau hobi, maupun kelebihan dan kekurangan pimpinan. Sebagai sekretaris pribadi tidak berarti ia tidak bertanggung jawab kepada unit kerjanya, tetapi ia tetap terikat kepada status kepegawaianya.

Sedangkan macam-macam sekretaris berdasarkan kemampuan dan pengalaman kerjanya, Bratawidjaja, (1992:3) mengemukakan dua macam sekretaris, yaitu:

1) Sekretaris junior, yaitu: sekretaris yang baru meniti kariernya sebagai sekretaris. Ia baru keluar dari pendidikan sekretaris, jadi belum memiliki pengalaman kerja. Sekretaris junior perlu banyak belajar dan bimbingan dari seorang sekretaris senior.

2) Sekretaris senior, yaitu: sekretaris yang sudah memiliki profesionalisme yang mantap, dapat berdiri sendiri mengatasi masalah yang timbul dalam melaksanakan tugasnya.



(Writer : kartika ayu lestari, State University oF Malang FE Faculty, S1. Pend. admin perkantoran)