Pembahasan (2.3-2.4)

2.3 Hubungan sekretaris dengan pimpinan

Di dalam menjalankan tugasnya yang merupakan bawahan pimpinan, tentu hubungan dengan pimpinan ini tidak bisa dihindari karena sekretaris adalah orang yang paling dekat dengan pimpinan puncak. Baik yang bersifat internal maupun eksternal. Hal ini dikaitkan dengan tanggung jawabnya untuk menjaga citra perusahaan. (http://one.indoskripsi.com/judul-skripsi-tugas-makalah/komunikasi-bisnis/pengetahuan-public-relations-dalam-mendukung-peran-sekretaris-di-perusahaan)

Bahkan dalam konteks profesionalisme, sekretaris dalam memerankan perananya hubungan mesra dan harmonis dengan pimpinan memang sangat penting, karena dalam hal ini sekretaris adalah media penghubung antara pimpinan dan karyawan secara internal maupuin mitra kerja secara eksternal sehingga dibutuhkan komunikasi yang intens dengan pimpinan.




Dalam sebuah lingkup pekerjaan, seorang sekretaris dituntut untuk memahami segala kebiasaan pimpinanya. Selain merupakan tuntutan pekerjaan, hal tersebut juga merupakan suatu kewajiban bagi seorang sekretaris.

Hubungan seorang sekretaris terkadang meluas, tidak hanya dalam urusan pekerjaan karena seorang pimpinan berhak meminta sekretarisnya untuk mengingatkan ulang tahun isterinya, putra-putrinya, dan lain-lain. (Bratawidjaja,1992:3)

Hubungan yang harmonis, antara seorang pimpinan dengan sekretarisnya memang mutlak diperlukan dalam urusan pekerjaan demi terlaksananya kerja sama dan komunikasi yang baik antara keduanya.

2.4 Tugas dan Tanggung Jawab antara Sekretaris Wanita dan Pria

Didalam menjalankan tugas-tugasnya, baik sekretaris wanita maupun pria tidak terdapat perbedaan yang signifikan. Karena masing-masing perusahaan telah menentukan alasan dalam penentuan sekretaris, wanita atau pria. Misalnya pekerjaan sekretaris yang pada dasarnya memberikan pelayanan prima, terlihat melakukan pekerjaan lain di luar tugas utamanya, yaitu menyediakan kopi untuk tamu atau menata ruangan untuk keperluan rapat, sampai menentukan jenis konsumsi yang tepat untuk keperluan rapat atau seminar. (http://lifestyle.okezone.com/read/2008/12/21/29/175612/29/sekretaris-wanita-terbukti-lebih-cocok)

Macam-macam tugas sekretaris baik wanita maupun pria dapat dikelompokkan menjadi delapan macam, yaitu:

1) Tugas rutin, yaitu tugas tugas yang harus dikerjakan setiap hari tanpa memerlukan perintah khusus, perhatian khusus atau pengawasan khusus. Misalnya tugas membuka surat, menerima tamu, menyiapkan surat/arsip, menerima telepon, menyusun dan membuat jadwal pimpinan.

2) Tugas khusus, yaitu tugas yang diperintahkan oleh pimpinan dengan penyelesaian secara khusus dengan dimintai pendapat, pertimbangan dan pengalamannya. Tugas tersebut diberikan karena adanya unsur kepercayaan bahwa sekretaris mampu menyimpan kerahasiaan tugas. Misalnya mengonsep surat perjanjian antara perusahaan dengan rekanan, menyusun surat rahasia, menyusun acara pertemuan bisnis, pembelian kado/cinderamata, mengurus perjanjian bisnis/dinas pimpinan, dan sebagainya.

3) Tugas istimewa, yaitu tugas yang menyangkut keperluan pimpinan antara lain:

(1) Membetulkan letak alat-alat tulis pimpinan beserta perlengkapan yang diperlukan.

(2) Bertindak sebagai penghubung untuk meneruskan informasi kepada para relasinya.

(3) Bersama-sama atau mewakili sesorang menerima sumbangan-sumbangan untuk dana atau keperluan kegiatan lainnya.

(4) Mengingatkan pimpinan membayar iuran atau asuransi dari suatu badan.

(5) Memeriksa hasil pengumpulan dan/uang atau uang muka dari instansi yang diberikan sebagai dana kesejahteraan.

(6) Menghadiri rapat-rapat dinas, sebagai pendamping pimpinan selama mengadakan pertemua bisnis.

(7) Mengadakan pemeriksaan peralatan kantor yang perlu diperbaiki atau penambahan alat-alat dan sarana kantor.

4) Tugas Resepsionis, yaitu tugas sebagai penerima tamu , antara lain :

(1) Menerima dan menjawab telepon serta mencatat pesan-pesan lewat telepon.

(2) Menerima tamu yang akan bertemu dengan pimpinan.

(3) Mencatat janji-janji untuk pimpinan.

(4) Menyusun kerja sehari-hari pimpinan.

5) Tugas keuangan, yaitu tugas mengelola keuangan, antara lain:

(1) Menangani urusan keuangan pimpinan dengan bank, misalnya penyampaian/penyimpanan uang di bank.

(2) Membayar rekening-rekening, pajak, sumbangan dana atas nama pimpinan.

(3) Mengurus kas kecil, yaitu mencatat dan menyediakan dana untuk pengeluaran rutin sehari-hariyang jumlahnya relatif kecil.

6) Tugas sosial, yaitu tugas amal dan kemasyarakatan, antara lain:

(1) Mengurus rumah tangga kantor pimpinan.

(2) Mengatur penyelenggaraan resepsi untuk kantor beserta pengurusan undangan.

(3) Menyumbang untuk amal, bakti sosial.

7) Tugas insidental, yaitu tugas yang dilaksanakan pada waktu dan keadaan tertentu, antara lain:

(1) Menyiapkan agenda rapat, menyiapkan laporan, pidato atau pernyataan pimpinan.

(2) Membuat ikhtisar dari berita atau karangan yang termuat dalam surat kabar, majalah, brosur yang ada kaitannya dengan kepentingan perusahaan.

(3) Mengoreksi bahan cetakan seperti brosur, undangan, prospectus, formulir dan daftar yang dikonsep pimpinan.

(4) Mewakili pimpinan dalam berbagai resepsi atau pertemuan.

(5) Membantu penerbitan intern organisasi.

8) Tugas-tugas sekretaris dalam business meeting, yaitu tugas sekretaris dalam mengorganisir suatu pertemuan bisnis. Supaya pertemuan dapat membawa hasil maka pedomannya, yaitu:

(1) Waktu dan tempat harus dipastikan.

(2) Makan dan minum disediakan.

(3) Sediakan kertas kerja, brosur dan alat tulis.

(4) Waktu pertemuan hendaknya diatur bebas dari acara-acara lain.

(5) Jadwal pertemuan diatur secara baik supaya pertemuan membawa kesan yang menyenangkan.

Sedangkan tanggung jawab sekretaris selain bertanggung jawab atas pekerjaannya, baik sekretaris wanita maupun pria ada tanggung jawab lain yang harus dilaksanakan, meliputi:

1) Personal Responsibility (Tanggung Jawab Individu)

Sekretaris bertanggung jawab terhadap performansi diri sendiri dan upaya pengembangan ke arah yang lebih berkualitas. Dengan mengelola diri sendiri supaya dapat tampil dengan performa prima dalam pelaksanaan tugas pokok sehari-hari, antara lain:

(1) Mempermudah dan memperlancar kerja pimpinan melalui pengaturan waktu dan distribusi informasi yang efisien.

(2) Mendistribusikan informasi dari kantor pimpinan secara jelas dan akurat.

(3) Mendukung kelancaran alur kerja antara kantor pimpinan dengan bagian-bagian lainnya.

(4) Memberikan peluang kepada pimpinan untuk lebih berfokus pada hal-hal strategis dan memiliki dampak jangka panjang.

(5) Memberikan masukan positif dan inisiatif untuk perbaikan perusahaan.

2) Internal Responsibility (Tanggung Jawab Dalam)

Sekretaris bertanggung jawab terhadap upaya pencapaian superioritas kinerja kantor dan pengaruhnya terhadap kinerja perusahaan. Tanggung jawab ini terwujud melalui aktivitas:

(1) Mengelola sumber daya kantor termasuk keuangan.

(2) Menciptakan suasana (fisik dan mental) yang mendukung kelancaran kerja.

(3) Mendukung penciptaan budaya kerja yang positif.

(4) Membantu menciptakan “kelompok informal positif” di lingkungan perusahaan.

(5) Mengelola anak buah untuk meningkatkan efektifitas dan efisiensi kerja di kantor.

3) Networking Responsibility (Tanggung Jawab Cabang Perusahaan)

Menurut A.B. Susanto, (1997: 14-15) Tanggung jawab sekretaris untuk meluaskan wawasan dan jalinan perusahaan dengan tujuan peningkatan daya saing. Perwujudannya adalah melalui upaya memperluas network perusahaan, mengatur dan mengawasi pelaksanaan acara-acara formal dan informal yang diselenggarakan oleh kantor dalam kaitannya dengan upaya mempertahankan dan berpartisipasi dalam mengembangkan citra perusahaan.

4) Bertanggung jawab atas berhasilnya perusahaan tempat dia bekerja. Dalam peran aktifnya membantu kelancaran tugas-tugas pimpinan sehingga dapat tercapai tujuan yang telah ditetapkan.

5) Tanggung jawab hukum seorang sekretaris.

Salah satu segi penting dari jabatan sekretaris, walaupun kemungkinan besar tidak tercantum dalam peraturan tertulis, adalah tanggung jawab hukumnya sebagai perantara pimpinan dalam transaksi. Sebagai perantara, berarti sekretaris berperan menjadi wakil pimpinan dalam urusan bisnis dengan pihak ketiga, karena sekretaris mempunyai wewenang ini. Jadi sekretaris harus bertindak hati-hati dan bertanggung jawab.

Berikut ini hal-hal yang perlu diperhatikan oleh sekretaris:

(1) Sekretaris tidak boleh melakukan jual beli dengan perusahaan demi keuntungan pribadi, kecuali bila perusahaan memberi ijin.

(2) Sekretaris tidak boleh membocorkan rahasia usaha pimpinan baik masa bekerja atau masa kerja berakhir.

(3) Sekretaris tidak dapat berkecimpung dalam suatu usaha saingan kecuali mendapat ijin dari pimpinan.

(4) Sekretaris harus mengikuti secara cermat dan tepat semua instruksi pimpinan dalam melaksanakan tugas rutin.

(5) Keterangan dari pimpinan mengenai batas-batas yang jelas dan pasti mengenai wewenang sekretaris sangat diperlukan dan jangan sekali-kali bertindak melampaui batas-batas tersebut. (Bratawidjaja, 1992:87-88)



(Writer : kartika ayu lestari, State University oF Malang FE Faculty, S1. Pend. admin perkantoran)